Legalizzazione di documenti stranieri per la Cina

Trasferirsi in Cina spesso richiede un gran numero di documenti da preparare, alcuni dei quali con largo anticipo. Il più importante è sicuramente il visto, qualunque esso sia, senza il quale non si può entrare nel paese.

Per ottenere il visto per la Cina, spesso serviranno altri documenti da allegare alla domanda o da presentare in Cina per studio, lavoro, turismo, visita a parenti, tirocinio, ecc.

Quando parlo di documenti, intendo ogni tipo di documento legale richiesto da chi si trova nel paese d’arrivo, in questo caso la Repubblica Popolare Cinese: certificati di studio, diplomi, lauree, contratti di lavoro, certificati di nascita, matrimonio e parentela, attestati commerciali, dichiarazioni autenticate, certificati medici, casellario giudiziale, procure notarili, eccetera.

Questi documenti, che hanno un valore legale e sono riconosciuti nel tuo paese (quindi, nel luogo in cui sono stati emessi), di solito non hanno lo stesso valore all’estero e, di conseguenza, necessitano di essere legalizzati in modo tale da recuperare il loro valore legale anche in un paese diverso da quello in cui sono stati emessi.

Fortunatamente per molti paesi esiste una scappatoia a questo “problema”, ovvero essere uno stato membro della “Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri” meglio conosciuta come “Convenzione dell’Apostilla” o “Convenzione dell’Aja” redatta e adottata all’Aja il 5 ottobre 1961.

Essa specifica le modalità attraverso le quali un documento emesso in uno dei paesi sottoscrittori può essere certificato per scopi legali in tutti gli altri stati sottoscrittori, senza lunghe e tediose procedure burocratiche.

Ahimè, la Cina non è uno stato membro di questa convenzione… ed ecco il motivo di questo articolo. Ti spiegherò in che modo procedere alla legalizzazione dei documenti che dovrai presentare in Cina, a quali tipologie di documento potrebbe essere richiesta questa procedura, dove andare, cosa fare e quali sono tutti i passaggi necessari per portare a termine la tua missione.

Ricorda che non sempre serve legalizzare i documenti quando ti rechi in Cina ma, qualora dovesse servire, ti verrà indicato tempestivamente dalle autorità cinesi o da chi si occupa del tuo arrivo in questo paese. Spesso, la presenza di documenti che abbiano valore legale in Cina è richiesta per portare a termine le procedure del visto di lavoro Z, ma non è l’unico caso.

Chi deve richiedere la legalizzazione dei documenti per la Cina

Generalmente, a richiedere la legalizzazione dei propri documenti per la Cina sono persone che hanno intenzione di vivere, studiare e/o lavorare in questo paese per un determinato periodo di tempo, breve o lungo che sia.

Tra questi, coloro che richiedono più spesso questa procedura sono persone che intendono lavorare in Cina e che necessitano di documenti ufficiali emessi dal proprio paese che abbiano valore legale anche in Cina.

Anche coloro che si recano in Cina per studio con un visto X o per visita a parenti (cinesi o stranieri) con un visto S o Q potrebbero dover legalizzare alcuni documenti da mostrare alle autorità cinesi.

Tipologie di documenti che potrebbero richiedere la legalizzazione per la Cina

Come detto in precedenza, esistono molti casi per richiedere la legalizzazione di documenti per la Cina. Vediamo nello specifico di che documenti si potrebbe trattare:

• Certificato e/o atto di nascita;

• Certificato di adozione;

• Certificato di matrimonio;

• Certificazione di stato celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

• Certificato di divorzio;

• Certificato di morte.

Come puoi ben notare da questa e dalle prossime liste di documenti, molti e variegati sono i casi in cui potrebbe essere richiesta la procedura di legalizzazione per la Cina.

Tale passaggio potrebbe essere necessario per documenti “personali” come quelli che ti ho appena elencato e che potrebbero servire nel caso in cui dovessi provare, ad esempio, la tua parentela con qualcuno che risiede legalmente in Cina (di nazionalità cinese o straniero che ha il permesso di residenza permanente o temporaneo in Cina).

• Certificato di laurea (di qualsiasi livello) e/o certificato che attesti un livello di formazione differente (Master, Dottorato, corsi di lingua, ecc.);

• Diploma di laurea, Dottorato, ecc.;

• Attestato di servizio (o “Certificato di servizio lavorativo”);

• Dichiarazione autenticata;

• Certificato medico;

• Casellario Giudiziale;

• Certificato penale;

• Certificato di carichi pendenti.

Questi documenti potrebbero richiedere la legalizzazione per la Cina nel caso in cui dovessi trasferirti in qualità di lavoratore straniero con un visto Z: si tratta infatti di documenti richiesti dal tuo futuro datore di lavoro al fine di preparare il permesso di lavoro e di documenti che ti serviranno una volta giunto in Cina per concludere tutte le operazioni per il “Resident Permit”.

Potrebbe anche capitare che ti vengano richiesti documenti relativi ai tuoi titoli di studio nel caso in cui dovessi procedere all’iscrizione in una università cinese per un corso di laurea, di dottorato o di specializzazione.

Tuttavia, nella maggior parte dei casi, non è necessaria la legalizzazione del titolo di studio poiché il solo certificato (redatto in lingua inglese) autenticato dalla tua università è più che sufficiente per procedere all’iscrizione a un corso di studi presso un ente universitario (e non) cinese.

In ogni caso, verrai tempestivamente informato qualora dovesse essere necessario presentare questi documenti legalizzati.

• Certificato della Camera di Commercio;

• Atto o Procura notarile;

• Traduzione asseverata;

• Fatture per l’esportazione;

• Lettere di credito;

• Certificati d’origine;

• Contratti;

• Documenti societari;

• Visure camerali;

• Procure;

• Documenti di cause legali;

• Copie conformi;

• Certificato di onorabilità professionale;

• Altro.

Infine, la legalizzazione di questi documenti potrebbe essere richiesta per diversi motivi.

Si tratta di documenti commerciali nel caso in cui la tua azienda, o quella per cui lavori, debba concludere degli affari commerciali in Cina, oppure si potrebbe trattare di documenti non commerciali come le procure, le visure camerali, ecc.

In ogni caso, verrai sempre (o almeno si spera) informato dalla parte cinese circa i documenti per cui si richiede la legalizzazione in modo tale che abbiano lo stesso valore legale anche in Cina.

Ricorda che qualunque documento può essere legalizzato, purché passi per tutte le procedure che ti spiegherò a breve.

Procedura generale per la legalizzazione dei documenti per la Cina

La legalizzazione è il processo di certificazione di un documento o di un atto, che ne convalida l’autenticità con pieno valore giuridico sul piano internazionale passando attraverso le rappresentanze diplomatico-consolari, ovvero i Consolati o l’Ambasciata del paese estero di interesse.

In linea di massima, le procedure da seguire per legalizzare dei documenti da far valere all’estero sono uguali in tutti i paesi. Come ti ho spiegato all’inizio di questo articolo, la Repubblica Popolare Cinese non fa parte della Convenzione dell’Aja e, di conseguenza, le procedure da seguire sono diverse e leggermente più complesse di quelle che devono essere svolte dai paesi membri della suddetta convenzione.

Nota che la Convenzione dell’Aja è in vigore nella Regione Amministrativa Speciale di Hong Kong, nonostante il trasferimento della sovranità dal Regno Unito alla Repubblica Popolare Cinese del 1º luglio 1997.

Similmente, la Convenzione è altresì applicabile a Macao nonostante il trasferimento della sovranità dal Portogallo alla Repubblica Popolare Cinese del 20 dicembre 1999.

Non facendo parte della convenzione, quindi, al fine di legalizzare dei documenti per la Cina è necessario passare per almeno tre fasi differenti che includono un passaggio “interno” e un “passaggio esterno”.

Passaggio “interno”

Per passaggio “interno” intendo tutti gli step che devi portare a termine per mezzo dell’ausilio di enti nazionali.

Prima di passare all’effettiva legalizzazione per il paese straniero (la Cina in questo caso) che ti spiegherò nel passaggio successivo, infatti, è necessario richiedere l’autenticazione e la legalizzazione presso le autorità competenti nel proprio paese.

Ti consiglio di chiedere prima ai Consolati e all’Ambasciata cinese del tuo paese: loro ti sapranno indicare con certezza i passi necessari da svolgere prima di presentare loro un documento da legalizzare per la Cina.

Quelle che ti spiegherò di seguito, relativo al passaggio “interno”, sono procedure generali che potrebbero cambiare leggermente da paese a paese. Nel caso dell’Italia, ti consiglio di controllare la sezione più in basso intitolata “Procedure per la legalizzazione di documenti italiani per la Cina”.

Prima di tutto è necessario recuperare il documento presso l’ente specifico che lo rilascia: ad esempio, un certificato di laurea presso la tua università, un certificato medico presso la struttura in cui decidi di svolgere la visita (ricorda di scegliere bene il centro che ti rilascerà il certificato, non tutti sono accettati dai Funzionari Consolari; ti consiglio di controllare in anticipo quali enti sono convenzionati e accettati da Consolati o Ambasciate cinesi), un casellario giudiziale presso le autorità della tua città o della provincia a cui appartieni, eccetera.

I documenti devono di solito contenere anche firma e timbro ufficiale. Questi documenti devono essere legalizzati presso il Ministero competente del documento stesso: ad esempio, il Ministero dell’Educazione è competente su tutto ciò che concerne lo studio, la formazione e l’educazione.

Infine, per concludere il passaggio “interno” è generalmente necessario richiedere la legalizzazione da parte del Ministero degli Affari Esteri del proprio paese.

Passaggio “esterno”

Per passaggio “esterno” intendo l’ultimo step che devi portare a termine rivolgendoti alle autorità consolari cinesi del tuo paese. Non devi più rivolgerti, quindi, alle autorità nazionali ma a quelle cinesi competenti per la tua area.

Al fine di legalizzare un documento per la Repubblica Popolare Cinese, infatti, è necessario l’intervento dei Consolati o dell’Ambasciata cinese del tuo paese, perché saranno loro a far sì che i tuoi documenti acquistino valore legale in Cina.

Ricorda che:

• Il Consolato e l’Ambasciata cinese legalizzeranno solamente i documenti già autenticati e legalizzati dalle autorità nazionali competenti, quindi quelli che hanno portato a termine il passaggio “interno” che ti ho appena mostrato;

• Se il documento dovesse essere composto da più pagine è necessario che siano presenti timbri di congiunzione tra le pagine (o, in alternativa, le firme del funzionario a congiunzione). Per timbro e firme di congiunzione si intende un unico timbro o un’unica firma posti in modo tale da toccare ogni singola pagina del documento;

• Non verranno legalizzati documenti che riportano l’apostilla (si tratta di una specifica annotazione che deve essere fatta sull’originale del certificato rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato e che ha ratificato la Convenzione dell’Aja), poiché la Cina non è uno dei membri della Convenzione;

• Il Consolato o l’Ambasciata cinese verificano l’autenticità delle firme apposte dalle autorità nazionali ed emette la propria legalizzazione, che rende il documento legalmente valido in Cina;

• Il Consolato o l’Ambasciata cinese verificano che le firme apposte dalle autorità nazionali siano state depositate presso il Consolato o l’Ambasciata cinese;

• La legalizzazione consolare non ha funzione di certificare i fatti attestati dagli atti notarili o altri certificati. L’autenticità e la validità del contenuto dei documenti non sono di responsabilità dell’ufficio di legalizzazione del Consolato, ma è attribuibile esclusivamente all’ufficio che ha rilasciato tali documenti;

• La legalizzazione si applica solamente agli atti e ai documenti pubblici. Di conseguenza, non è possibile legalizzare atti e documenti privati se non precedentemente “trasformati” in atti e documenti pubblici, attraverso le modalità previste dalla legge: autentica, copia conforme, registrazione, data certa, ecc.;

• I certificati devono essere veritieri e legali, non devono violare le leggi cinesi o danneggiare gli interessi sociali, pubblici e nazionali della Repubblica Popolare Cinese. In questi casi, la richiesta di legalizzazione può essere rifiutata dai Funzionari Consolari;

• La legalizzazione consolare si riferisce alla pratica di conferma dell’autenticità dell’ultimo timbro e firma sui documenti rilasciati da altri paesi ed è eseguita dalle autorità di legalizzazione consolare secondo la richiesta di persone fisiche, rappresentanti legali o altre organizzazioni. Le autorità consolari, quindi, legalizzeranno i timbri e NON il documento;

• La legalizzazione di un documento non ha una scadenza specifica, ma essa dipende dalla natura del documento stesso. Se il certificato ha una validità limitata nel tempo, allora anche la sua legalizzazione sarà sottoposta a tale limite. Ad esempio, se un certificato medico emesso il 10 gennaio 2020 ha una validità di 12 mesi, la sua legalizzazione avrà il medesimo valore temporale e, di conseguenza, scadrà insieme a esso il 10 gennaio 2021.

A questo punto, quindi, puoi recarti presso il Consolato o l’Ambasciata cinese competente per la tua area portando con te:

• 1. Documento originale o copia conforme legalizzata dalle autorità nazionali competenti;

• 2. Copia del documento già legalizzato dalle autorità nazionali competenti (se richiesto);

• 3. Copia del documento di riconoscimento (passaporto, carta d’identità, patente, ecc.) dell’interessato e, se necessario, del delegato;

• 4. Modulo di richiesta legalizzazione per la Cina interamente compilato e firmato (generalmente potrai scaricarlo dal sito del Consolato o dell’Ambasciata cinese a cui deciderai di rivolgerti, oppure ti verrà consegnato in loco dalle medesime autorità);

• 5. Altri documenti richiesti dai Funzionari Consolari.

Dopo aver consegnato tutti i documenti, non ti resta che aspettare le tempistiche dei Funzionari Consolari e ritirare i tuoi documenti che adesso hanno valore legale per la Cina.

Tempistiche per la legalizzazione consolare di documenti per la Cina

Prima di intraprendere qualsiasi procedimento di legalizzazione, calcola bene il tempo necessario per ogni passaggio.

Considera il tempo necessario per ritirare il documento presso l’ente che lo rilascia e quello per procedere alla legalizzazione “interna” presso le autorità nazionali.

Per quanto riguarda il passaggio “esterno” presso le autorità consolari cinesi, il tempo stimato per procedere alla legalizzazione è di circa 7 giorni lavorativi a partire dal giorno dell’accettazione della richiesta, ma potrebbe leggermente variare da caso a caso.

È anche possibile richiedere la legalizzazione di un documento con la procedura d’urgenza ma, in questo caso, ti verrà generalmente domandato di presentare delle “prove” che dimostrino l’effettiva urgenza della tua richiesta (biglietti aerei, treni, eccetera).

Ovviamente, questo avrà un prezzo maggiore che ti indicherò nel prossimo paragrafo.

Costi per la legalizzazione consolare di documenti per la Cina

Nella maggior parte dei casi, richiedere il documento all’ente che lo emana ha costi contenuti o addirittura nulli (ad esempio, per l’emissione di un certificato di laurea autenticato dall’università è generalmente richiesto il pagamento di una marca da bollo o simili).

Il costo d’emissione varierà, quindi, in base al paese (il tuo) in cui richiedi il certificato e alle autorità nazionali a cui farai legalizzare il documento.

Secondo le ultime informazioni reperite dall’Ambasciata della Repubblica Popolare Cinese di Roma e che potrebbero leggermente cambiare da nazione a nazione (tenendo in considerazione anche il cambio della valuta), il costo per la legalizzazione varia dalla tipologia del documento:

• Legalizzazione di un documento civile: 18,00 euro;

• Legalizzazione di un documento commerciale: 35,00 euro.

Come detto in precedenza, è prevista la richiesta della procedura d’urgenza. Questa, ovviamente, ha un costo maggiore pari a:

• 21,00 euro per la procedura d’urgenza normale (3-5 giorni lavorativi);

• 31,00 euro per la procedura d’urgenza express (1-3 giorni lavorativi).

Il costo della procedura d’urgenza si andrà a sommare al costo della legalizzazione del documento. Se, ad esempio, devi far legalizzare un documento civile come un certificato di nascita con procedura d’urgenza express, il costo totale della richiesta di legalizzazione sarà di 49,00 euro (18,00 euro + 31,00 euro).

Se decidi di non usufruire della procedura d’urgenza, pagherai solamente il costo della legalizzazione normale che richiede circa 7 giorni lavorativi dal momento della ricezione del documento.

Se ti rivolgerai a un’agenzia esterna per la legalizzazione dei tuoi documenti (essa si rivolgerà per tuo conto al Consolato o all’Ambasciata cinese) dovrai aggiungere i costi di servizio e di eventuali spedizioni dei documenti.

Infine, se dovessi aver bisogno di traduzioni asseverate o “legali”, dovrai calcolare anche il costo della traduzione, generalmente basato sul numero di battute, di parole e sulla tipologia del documento.

È possibile legalizzare documenti stranieri in Cina?

Purtroppo, non è possibile. Le procedure di legalizzazione di documenti stranieri per la Cina possono essere svolte solamente nel tuo paese (ovvero nella nazione in cui i suddetti documenti sono stati emessi) presso i Consolati o l’Ambasciata cinese (dopo essere stati legalizzati dalle autorità nazionali competenti).

I Consolati o l’Ambasciata del tuo paese in Cina possono legalizzare solamente documenti cinesi da far valere nel tuo paese e non viceversa.

Prima di giungere in Cina, quindi, rifletti attentamente sui documenti che potrebbero necessitare della legalizzazione per questo paese.

Procedure per la legalizzazione di documenti italiani per la Cina

Nel caso specifico dell’Italia, al fine di portare a termine le procedure di legalizzazione di un documento italiano per la Cina è necessario completare tre step specifici:

• 1. Richiedere il documento presso l’ente o l’ufficio predisposto al suo rilascio (università, ospedale, azienda, Camera di Commercio, Prefettura, ecc.), firmato e autenticato;

• 2. In base alla tipologia del documento, consegnare lo stesso alla Prefettura o alla Procura della tua città che si occuperanno della legalizzazione “nazionale”. In particolare, questi uffici verificheranno l’autenticità della firma del funzionario che ha emesso il documento;

• 3. Consegnare il documento legalizzato dalla Prefettura o dalla Procura della tua città alle autorità consolari cinesi competenti per la tua area (Il Consolato cinese o l’Ambasciata cinese possono legalizzare un documento italiano soltanto se è stato precedentemente legalizzato dalla Prefettura o dalla Procura). In Italia ti puoi rivolgere all’Ambasciata della Repubblica Popolare Cinese a Roma, al Consolato Generale della Repubblica Popolare Cinese a Milano o al Consolato Generale della Repubblica Popolare Cinese a Firenze.

• La giurisdizione consolare dell’Ambasciata della Repubblica Popolare Cinese a Roma comprende le Regioni Lazio, Abruzzo, Molise, Campania, Puglia, Basilicata, Calabria, Sicilia e Sardegna;

• La giurisdizione consolare del Consolato Generale della Repubblica Popolare Cinese a Milano comprende le Regioni Valle d’Aosta, Piemonte, Lombardia, Veneto, Emilia-Romagna, Trentino-Alto Adige e Friuli-Venezia Giulia;

• La giurisdizione consolare del Consolato Generale della Repubblica Popolare Cinese a Firenze comprende le Regioni Toscana, Umbria, Marche e Liguria.

I documenti da preparare per procedere alla legalizzazione di un documento italiano per la Cina sono gli stessi descritti in precedenza.

L’unico documento che potrebbe essere richiesto in aggiunta è una fotocopia della Visura Camerale che accompagna un documento di natura commerciale e che contiene i dati del proprietario dell’azienda (in particolare, si tratta di un documento che fornisce informazioni su qualunque impresa italiana iscritta al registro delle imprese della Camera di Commercio).

Ricorda che il Consolato o l’Ambasciata cinese in Italia non legalizzano le firme dei funzionari delle Camere di Commercio (queste, infatti, devono essere precedentemente legalizzate in Prefettura).

Legalizzazione in Prefettura o in Procura

Decidere se legalizzare il documento nella Prefettura o nella Procura territorialmente competente dipende solamente dalla tipologia del documento in questione.

È necessario rivolgersi alla Prefettura nel caso in cui dovessi legalizzare un documento emesso da enti pubblici (ad esempio, università, Comune, Camera di Commercio, ecc.): certificati di nascita, certificati di matrimonio, diploma di laurea, certificato medico, ecc.

È necessario, invece, rivolgersi alla Procura nel caso in cui dovessi legalizzare un documento emesso da un tribunale: traduzioni asseverate, atti notarili, Casellario Giudiziale, carichi pendenti, ecc.

Questo passaggio è assolutamente necessario per poter procedere alla legalizzazione “estera” presso le autorità consolari cinesi.

Traduzione dei documenti da legalizzare

In molti casi, potresti aver bisogno di tradurre i documenti da legalizzare poiché la controparte in Cina potrebbe richiedere documenti scritti in lingua cinese.

Per questa tipologia di documenti non si tratta di una “semplice” traduzione bensì di una traduzione “asseverata” o “legale”, ovvero la traduzione ufficiale di un documento legale o di un qualsiasi documento che deve essere accettato in una situazione legale.

Sono, quindi, traduzioni che conservano lo stesso valore legale dell’originale in cui il traduttore si assume piena responsabilità circa quanto tradotto, dichiarando di essere in buona fede e soprattutto di non aver nessun dubbio dal punto di vista tecnico.

Ti consiglio di chiedere in anticipo alla controparte cinese se è necessario che i documenti vengano tradotti prima di essere legalizzati perché, in tal caso, la procedura cambia nella seguente:

• 1. Richiedere il documento autenticato presso l’ente che lo emette;

• 2. Traduzione del documento da parte di un traduttore professionista e autorizzato;

• 3. Il traduttore giura la veridicità della traduzione in tribunale, ottenendo una traduzione “asseverata” o “legale”;

• 4. Legalizzazione presso le autorità nazionali;

• 5. Legalizzazione presso i Funzionari Consolari cinesi.

Come puoi notare da questa nuova procedura, i documenti tradotti in cinese vanno prima legalizzati dalle autorità nazionali e poi da quelle consolari. Il Consolato o l’Ambasciata cinese legalizzeranno qualsiasi documento legalizzato dalle autorità nazionali, indistintamente dalla lingua nella quale è redatto.

Nota che dovrai tenere in considerazione anche il costo della traduzione legale del documento. Ti consiglio di chiedere prima un preventivo al traduttore.

Generalmente, ai documenti tradotti in lingua cinese viene apposta una doppia legalizzazione: una sul documento italiano (originale) e l’altra sulla traduzione.

Legalizzazione inversa: dalla Cina all’estero

Ovviamente, il procedimento che ti ho appena spiegato può anche essere effettuato in senso inverso: dalla Repubblica Popolare Cinese all’estero.

Se, infatti, non sono previsti accordi più vantaggiosi per la validità legale di documenti cinesi all’estero, anche in questo caso si deve procedere alla legalizzazione dei documenti per mezzo di un passaggio “interno” e di un passaggio “esterno”.

Questo non vale per Hong Kong e Macao che, come spiegato in precedenza, sono membri della Convenzione dell’Aja.

Il procedimento per la legalizzazione di atti e documenti cinesi da far valere nei paesi esteri, per cui non è previsto nessun accordo più vantaggioso, si articola, quindi, in due “passaggi”.

Nel passaggio “interno”, l’autorità cinese competente secondo il proprio ordinamento legalizzerà la firma del pubblico ufficiale cinese che ha emesso il documento.

Nel passaggio “esterno”, l’autorità del paese estero verso cui si richiede la legalizzazione procede a sua volta al controllo del documento cinese prima che venga inviato al proprio paese; anche in questo caso, le autorità competenti in questa fase sono le rappresentanze consolari straniere in Cina.

Legalizzare dei documenti per la Cina non è impossibile, tutt’altro. Ti basta seguire, con largo anticipo, uno per uno tutti i passaggi che ti ho elencato.

Il segreto per avere successo in questi casi è essere armati di una massiccia dose di pazienza per far fronte a ogni singolo step e possibile imprevisto. Ricorda, la pazienza è la virtù dei forti! E… buona permanenza in Cina!

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