Legalización de documentos extranjeros para China

Mudarse a China requiere a menudo la preparación de una gran cantidad de documentos, algunos de ellos con mucha antelación. Sin duda, lo más importante es el visado, sea cual sea, sin el cual no se puede entrar en el país.

Para obtener el visado para China, a menudo necesitarás otros documentos para adjuntar a la solicitud o presentar en China para estudiar, trabajar, hacer turismo, realizar visitas a familiares, prácticas, etc.

Cuando hablo de documentos, me refiero a cualquier tipo de documento legal solicitado por quienes se encuentran en el país de destino, en este caso la República Popular de China: certificados de estudio, diplomas, títulos, contratos de trabajo, certificados de nacimiento, matrimonio y parentesco, certificados comerciales, declaraciones compulsadas, certificados médicos, registros judiciales, poderes notariales, etc.

Estos documentos, que tienen un valor legal y están reconocidos en tu país (por lo tanto, en el lugar donde fueron emitidos), no suelen tener el mismo valor en el extranjero y han de ser legalizados para poder recuperar su valor legal en un país distinto al de su emisión.

Por suerte, en muchos países no existe ese problema si ese estado es miembro del “Convenio sobre la abolición de la legalización de documentos públicos extranjeros” más conocido como “Convenio de la Apostilla” o “Convenio de la Haya” redactado y aprobado en La Haya el 5 de octubre de 1961.

Especifica los métodos por los que un documento emitido en uno de los países suscriptores puede certificarse con fines legales en todos los demás estados, sin procedimientos burocráticos largos y tediosos.

Por desgracia, China no es miembro de este convenio… y esa es la razón por la que he escrito este artículo. Te explicaré cómo realizar la legalización de los documentos que tendrás que presentar en China, qué tipos de documentos pueden requerir este procedimiento, a dónde ir, qué hacer y cuáles son todos los pasos necesarios para completar tu misión.

Recuerda que no siempre es necesario legalizar los documentos cuando vas a China, pero de serlo, las autoridades chinas o los responsables de tu llegada al país lo indicarán de inmediato. A menudo, se requiere la aportación de documentos que tengan valor legal en China para completar el proceso del visado de trabajo Z, pero no es el único caso.

Quién debe solicitar la legalización de documentos para China

Por lo general, quienes solicitan la legalización de documentos para China son personas que tienen intención de vivir, estudiar o trabajar en este país durante un período de tiempo, breve o prolongado.

Los que solicitan este procedimiento con mayor frecuencia son personas que tienen intención de trabajar en China y necesitan documentos oficiales emitidos por su propio país que tengan valor legal también en China.

Incluso quienes viajan a China para estudiar con un visado X o para visitar a familiares (chinos o extranjeros) con un visado S o Q, pueden tener que legalizar ciertos documentos para las autoridades chinas.

Tipos de documentos que pueden requerir legalización en China

Como ya hemos dicho, hay muchos casos en los que se debe solicitar la legalización de documentos para China. Veamos en detalle qué documentos pueden ser:

• Certificado o acta de nacimiento;

• Certificado de adopción;

• Certificado de matrimonio;

• Certificación de estado civil;

• Certificado de divorcio;

• Certificado de defunción.

Como podrás ver también en las siguientes listas de documentos, hay diversos casos en los que pueden solicitarte la legalización de documentos para China.

Este paso puede ser necesario para documentos “personales” como los que acabo de enumerar y podría ser útil en caso de que debas demostrar, por ejemplo, tu relación con alguien que reside legalmente en China (de nacionalidad china o extranjera que tiene el permiso de residencia permanente o temporal en China).

• Certificado de grado (de cualquier nivel) y/o certificado que acredite un nivel de formación diferente (máster, doctorado, cursos de idiomas, etc.);

• Diploma de grado, doctorado, etc;

• Certificado de servicio (o «Certificado de servicio de trabajo»);

• Declaración certificada;

• Certificado médico;

• Certificado de antecedentes penales;

• Certificado criminal;

• Certificado de cargos pendientes.

Estos documentos pueden requerir legalización para China en caso de que debas mudarte como trabajador extranjero con un visado Z. Se trata de documentos solicitados por tu futuro empleador para preparar el permiso de trabajo y los documentos que usarás cuando llegues a China para completar el proceso y obtener el “Permiso de residencia”.

También puede suceder que te soliciten documentos relacionados con tus calificaciones si te matriculas en una universidad china para un título, doctorado o curso de especialización.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, no es necesario legalizar el título porque el certificado (escrito en inglés) compulsado por tu universidad es más que suficiente para proceder con la matriculación en un curso de una institución universitaria sea o no china.

En cualquier caso, se te informará de inmediato si es necesario presentar estos documentos legalizados.

• Certificado de la Cámara de Comercio;

• Acta o poder notarial;

• Traducción jurada;

• Facturas para exportación;

• Cartas de crédito;

• Certificados de origen;

• Contratos;

• Documentos empresariales;

• Certificado de registro en la cámara de comercio;

• Poderes;

• Documentos de causas legales;

• Copias certificadas;

• Certificado de reputación profesional;

• Otros.

Pueden requerirte la legalización de estos documentos por varias razones.

Pueden ser documentos comerciales en el caso de que tu empresa, o aquella para la que vayas a trabajar, tenga que hacer negocios en China, o documentos no comerciales, como poderes, certificados de la cámara de comercio, etc.

En cualquier caso, la parte china siempre te informará (al menos con suerte) de los documentos que requieren legalización para que tengan el mismo valor legal en China.

Recuerda que cualquier documento puede ser legalizado, siempre y cuando realices todos los procedimientos que te explicaré en breve.

Procedimiento general para la legalización de documentos para China

La legalización es el proceso de certificación de un documento o acta, que valida su autenticidad con pleno valor legal a nivel internacional al pasar por las representaciones diplomáticas-consulares o los consulados o embajadas del país extranjero de interés.

En principio, los procedimientos a seguir para legalizar los documentos en el extranjero son los mismos en todos los países. Como expliqué al comienzo de este artículo, la República Popular de China no forma parte del Convenio de La Haya y, en consecuencia, los procedimientos a seguir son diferentes y algo más complejos que los que deben realizar los países miembros del citado convenio.

Ten en cuenta que el Convenio de La Haya está en vigor en la Región Administrativa Especial de Hong Kong, pese a la transferencia de soberanía del Reino Unido a la República Popular de China el 1 de julio de 1997.

Del mismo modo, el Convenio también se aplica en Macao a pesar de la transferencia de soberanía de Portugal a la República Popular de China el 20 de diciembre de 1999.

Al no ser parte del convenio, es necesario pasar por al menos tres fases diferentes que incluyen pasos “internos” y pasos “externos” al legalizar documentos para China.

Pasos “internos”

Por paso “interno” me refiero a todos los pasos que debes completar con la ayuda de los organismos nacionales.

Antes de pasar a la legalización efectiva para el país extranjero (China en este caso) que te explicaré en el siguiente paso, es necesario solicitar la autenticación y legalización a las autoridades competentes de tu país.

Te recomiendo que primero preguntes en el consulado y la embajada de China en tu país: podrán indicarte con certeza los pasos necesarios que llevar a cabo antes de presentarles un documento para legalizar.

Lo que explicaré a continuación referente a los pasos “internos” son procedimientos generales que pueden cambiar ligeramente de un país a otro.

En primer lugar, es necesario ir a por el documento a la institución específica que lo emite: por ejemplo, un certificado de grado en tu universidad, un certificado médico en el centro donde decides realizar la visita (recuerda elegir bien el centro que emitirá el certificado, no todos son aceptados por los funcionarios consulares. Te aconsejo que compruebes con antelación qué entidades están afiliadas y son aceptadas por los consulados o embajadas chinas), un certificado de antecedentes penales en el organismo encargado en tu ciudad o en la provincia a la que perteneces, etc.

Los documentos por lo general deben llevar la firma y sello oficial, y deben ser legalizados en el Ministerio competente al documento: por ejemplo, el Ministerio de Educación es competente en todo lo relacionado con los estudios, la capacitación y la educación.

Por último, para concluir estos pasos “internos”, suele ser necesario solicitar la legalización al Ministerio de Exteriores de tu país.

Pasos “externos”

Por pasos “externos” me refiero a los últimos pasos que debes dar al comunicarte con las autoridades consulares chinas en tu país. Ya no tendrás que dirigirte a las autoridades nacionales sino a las autoridades chinas competentes en tu zona.

Para legalizar un documento para la República Popular de China, es necesaria la intervención de los Consulados o la Embajada de China en tu país, ya que se asegurarán de que tus documentos adquieran valor legal en China.

Recuerda que:

• El Consulado y la Embajada de China solo legalizarán documentos ya autenticados y legalizados por las autoridades nacionales competentes, es decir, los que hayan pasado la fase interna anterior;

• Si el documento se compone de varias páginas, es necesario que todas las páginas vayan selladas (o aparezca la firma del funcionario en todas);

• No se legalizarán documentos que contengan la apostilla (es una nota específica que debe hacerse en el certificado original emitido por las autoridades competentes del país en cuestión y que ha ratificado el Convenio de La Haya), ya que China no es miembro del Convenio;

• El Consulado o Embajada de China verifica la autenticidad de las firmas emitidas por las autoridades nacionales y emite su propia legalización, lo que hace que el documento sea legalmente válido en China;

• El consulado o embajada de China verifica que las firmas emitidas por las autoridades nacionales estén en el consulado o embajada de China;

• La legalización consular no tiene como función certificar los hechos atestiguados por actas notariales u otros certificados. La autenticidad y validez del contenido de los documentos no es responsabilidad de la oficina de legalización del Consulado, sino que es atribuible exclusivamente a la oficina que emitió los documentos;

• La legalización se aplica solo a actas y documentos públicos. En consecuencia, no es posible legalizar actas y documentos privados si no se han “transformado” previamente en actas y documentos públicos por los métodos previstos por la ley: copia auténtica, certificada, registro, fecha exacta, etc.;

• Los certificados deben ser veraces y legales, no deben violar las leyes chinas ni dañar los intereses sociales, públicos y nacionales de la República Popular de China. En estos casos, los funcionarios consulares pueden rechazar la solicitud de legalización;

• La legalización consular se refiere a la práctica de confirmar la autenticidad del último sello y firma en documentos emitidos por otros países y la realizan las autoridades de legalización consular de acuerdo con la solicitud de personas físicas, representantes legales u otras organizaciones. Las autoridades consulares, por tanto, legalizarán los sellos y NO el documento;

• La legalización de un documento no tiene una fecha de caducidad específica, pero depende de la naturaleza del documento en sí. Si el certificado tiene una validez limitada en el tiempo, su legalización estará sujeta a ese límite. Por ejemplo, si un certificado médico emitido el 10 de enero de 2020 es válido durante 12 meses, su legalización tendrá el mismo valor temporal y, en consecuencia, caducará el 10 de enero de 2021.

Llegado a este punto, puedes ir al consulado o embajada de China para tu zona y llevar contigo:

• 1. Documento original o copia certificada legalizada por las autoridades nacionales competentes;

• 2. Copia del documento ya legalizado por las autoridades nacionales competentes (si lo solicitan);

• 3. Copia del documento de identificación (pasaporte, documento de identidad, permiso de conducir, etc.) del interesado y, si fuera necesario, del delegado;

• 4. Formulario de solicitud de legalización para China cumplimentado y firmado (por lo general, puedes descargarlo del sitio web del consulado o embajada de China con el que decidas ponerte en contacto, o las mismas autoridades te lo enviarán);

• 5. Otros documentos solicitados por los funcionarios consulares.

Después de entregar todos los documentos, solo tienes que esperar los plazos de los funcionarios consulares y recoger los documentos que ahora tienen valor legal para China.

Plazos para la legalización consular de documentos para China

Antes de emprender cualquier procedimiento de legalización, calcula bien el tiempo requerido para cada paso.

Considera el tiempo requerido para recoger el documento de la institución emisora ​​y el que requiere el procedimiento de legalización de las autoridades nacionales.

Con respecto a los pasos “externos” de las autoridades consulares chinas, el plazo estimado del proceso de legalización es de unos 7 días hábiles a partir del día de la aceptación de la solicitud, pero puede variar ligeramente de un caso a otro.

También es posible solicitar la legalización de un documento con procedimiento de urgencia, pero, en ese caso, se te pedirá que presentes “pruebas” que demuestren la urgencia real de tu solicitud (billetes de avión, de tren, etc.).

Obviamente, tendrá un precio más alto del que indicaré en el próximo párrafo.

Costes de legalización consular de documentos para China

En la mayoría de los casos, solicitar el documento al organismo emisor tiene un coste limitado o incluso cero (por ejemplo, para la emisión de un certificado de grado por parte de la universidad se suele requerir el pago de un sello o similar).

El coste de emisión variará, por lo tanto, según el país en el que solicites el certificado y las autoridades nacionales que legalizarán el documento.

Según la información más reciente de la Embajada de la República Popular de China en Madrid y que puede cambiar ligeramente de un país a otro (teniendo en cuenta también el cambio de divisa), el coste de la legalización varía según el tipo de documento:

• Legalización de un documento civil: 20 euros;

• Legalización de un documento comercial: 40 euros.

Como ya hemos indicado, se prevé la solicitud del procedimiento de urgencia. Obviamente, tiene un coste mayor:

• 21 euros para el procedimiento normal de emergencia (3-5 días hábiles);

• 31 euros para el procedimiento urgente de emergencia (1-3 días hábiles).

El coste del procedimiento de emergencia se añadirá al coste de legalizar el documento. Si, por ejemplo, necesitas legalizar un documento civil como un certificado de nacimiento con un procedimiento de emergencia urgente, el coste total de legalización será de 51 euros (20 + 31).

Si decides no utilizar el procedimiento de emergencia, solo pagarás el coste normal de legalización, que tarda unos 7 días hábiles desde la recepción del documento.

Si contactas con una agencia externa para la legalización de tus documentos (se pondrán en contacto con el consulado o la embajada de China en tu nombre), deberás añadir los costes del servicio y cualquier envío de documentos.

Por último, si necesitas traducción jurada, deberás calcular el coste de la traducción, que normalmente va en función de la cantidad de palabras y el tipo de documento.

¿Es posible legalizar documentos extranjeros en China?

Por desgracia, no es es posible. Los procedimientos para la legalización de documentos extranjeros para China solo pueden llevarse a cabo en tu país (o en el país donde se emitieron los documentos mencionados) en los consulados o la embajada de China (después de haber sido legalizados por las autoridades nacionales competentes).

Los consulados y la embajada de tu país en China solo pueden legalizar documentos chinos para que tengan validez en tu país y no al revés.

Por lo tanto, antes de ir a China, piensa detenidamente en los documentos que te hará falta legalizar.

Traducción de documentos a legalizar

En muchos casos, es posible que debas traducir los documentos que se legalizarán porque la contraparte en China puede requerir documentos escritos en ese idioma.

Para este tipo de documentos necesitas una traducción “jurada” o “legal”, la traducción oficial de un documento legal o cualquier documento que deba aceptarse en una situación legal.

Son, por tanto, traducciones que conservan el mismo valor legal que el original en el que el traductor asume toda la responsabilidad de lo que se traduce, declarando que lo hace de buena fe y, sobre todo, que no tiene dudas desde un punto de vista técnico.

Te recomiendo preguntar por adelantado a la contraparte china si los documentos deben ser traducidos antes de legalizarse porque, en ese caso, el procedimiento es el siguiente:

• 1. Solicitar el documento autenticado a la entidad emisora;

• 2. Traducción del documento por un traductor profesional y autorizado;

• 3. El traductor jura la veracidad de la traducción en el tribunal, obteniendo una traducción «jurada» o «legal»;

• 4. Legalización con las autoridades nacionales;

• 5. Legalización con los funcionarios consulares.

Como puedes ver en este nuevo procedimiento, los documentos traducidos al chino deben ser legalizados primero por las autoridades nacionales y luego por las consulares. El consulado o embajada de China legalizará cualquier documento legalizado por las autoridades nacionales, independientemente del idioma en que esté redactado.

Ten en cuenta que también deberás tener en cuenta el coste de la traducción legal del documento. Te sugiero que primero solicites presupuesto al traductor.

En general, los documentos traducidos al chino reciben una doble legalización: en el documento español (original) y en la traducción.

Legalización inversa: de China al extranjero

Obviamente, el procedimiento que acabo de explicar también puede hacerse a la inversa: desde la República Popular de China al extranjero.

Si no existen acuerdos más ventajosos para la validez legal de los documentos chinos en el extranjero, también en este caso los documentos deben legalizarse por medio de pasos “internos” y “externos”.

Esto no se aplica a Hong Kong y Macao que, como ya explicamos, son miembros del Convenio de La Haya.

El procedimiento para la legalización de actas y documentos chinos que se aplicará en países extranjeros con los cuales no existe un acuerdo más ventajoso, se divide en dos “pasos”.

En el paso “interno”, la autoridad china competente según su propia legislación legalizará la firma del funcionario público chino que emitió el documento.

En el paso “externo”, la autoridad del país extranjero al que se solicita la legalización procede, a su vez, a verificar el documento chino antes de enviarlo al propio país. También en este caso, las autoridades competentes en esta fase son las representaciones consulares extranjeras en China.

Legalizar documentos para China no es imposible, ni mucho menos. Solo debes seguir, uno por uno, todos los pasos que he mencionado.

El secreto para tener éxito en estos casos es ir armado de una gran dosis de paciencia para hacer frente a cada paso y a posibles imprevistos. ¡Recuerda que la paciencia es la virtud de los fuertes! Y… ¡disfruta tu estancia en China!

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